Optik ve Optometri 2012 (1)'de yayınlanan bir yazım
Masanızın üstünde bir evrak yığını mı oluştu? Yoksa posta kutunuz okuyup da
sonra yanıtlarım dediğiniz e-postalarla mı doldu? İşleri yetiştirmek ya da ödevleri
tamamlamak için sabahlamak mı gerekiyor yine? Çalışmaktan eve, yakınlara,
kendinize istediğiniz zamanı ayırmak yine mi mümkün değil?
Eğer yukarıdaki sorulara sık sık “evet” diye yanıt veriyorsanız bir zaman
yönetimi sorununuz var demektir. O halde, aman dikkat! Her zaman farkında
olmasak da bu dünyadaki en değerli kaynağımız zamanımız. Geçen dakikaların
yerine yenisini koymak, başkasının saatlerini ödünç almak ne yazık ki mümkün
değil.
Ancak sınırlı zamanımızı daha iyi değerlendirmek için yapabileceğimiz şeyler
var. Nerde bende o disiplin, demeyin. Disiplinli olmaktan değil, bir sistem
kullanmaktan bahsedeceğiz. İşte bu sistemin adı da zaman yönetimi.
İşin özü
Aslında zaman yönetiminin birinci ilkesini öğrendik bile. Yani zamanın kıt
bir kaynak olduğunun farkında olmayı. Yapmak istediğimiz, isteyebileceğimiz her
şeye yetişecek kadar vaktimiz yok.
Dolayısıyla yapmamız gereken ilk şey, önceliklerimizi belirlemek.
Zamanımızı ne için, ne amaçla kullanmak istiyoruz, bunu tespit etmek. Bir başka
deyişle büyük resmi görmek.
Genelde ortaya çıkan tablo, insanın birden fazla amacı olduğu ve bu
amaçlara yönelik faaliyetler arasında iyi kötü bir sıralama bulunduğu. Bir
üniversite öğrencisi bir yandan okulunu başarıyla bitirmeyi, öte yandan
kendisini bekleyen iş hayatına hazırlanmayı amaç edinebilir örneğin. Bir
yönetici için bu amaçlar işletmenin günlük faaliyetlerini eksiksiz yürütürken
yeni bilgi yönetim sistemine geçiş hazırlıklarını tamamlamak olabilir. Bir
başkası ise eve iş getirmeyip çocuklarına yeterli zamanı ayırmayı isteyebilir.
Amaçlardan
faaliyetlere
Amaçlarımızı tespit ettikten sonra sıra geliyor faaliyetlere. Zamanımızı
hangi işlere harcadığımızın çetelesini çıkarmak, bunları amaçlarımıza göre
sınıflandırmak gerekiyor.
Gel gelelim faaliyetlerimizin belirlemek öyle basit bir iş değil. Ne fazla
geniş tutmak lazım faaliyet tanımlarını, ne de ayrıntıya kaçmak. Yukarıda
verdiğimiz öğrenci örneğinden devam edelim. Okulu başarıyla bitirmek amacı
doğrultusunda “ders çalışmak” fazla geniş bir faaliyet tanımlaması olacaktır.
Önemli olan bizi zorlayan derslere daha fazla zaman ayırmayı temin edebilmek. Buna
karşılık “Kurtuluş Savaşı’nda I. İnönü Muharebesi’ne çalışmak” da fazla
ayrıntıya kaçmak oluyor. “İnkilâp Tarihi dersine çalışmak” gibi mâkul bir faaliyet tanımlaması yapmak en iyisi.
Her faaliyetimizi bir amaçla ilişkilendirmeyi de unutmamak lazım.
Böylelikle sadece ne yaptığımızı değil, ne yapmadığımızı da tespit etmek mümkün
olur. Örneğin okulu başarıyla bitirmek için bol bol ders çalışıyoruz; ama iş
hayatına hazırlanmak gibi bir amacımız olmasına rağmen bu konuda herhangi bir şey
yapmıyoruz diyelim. Bir eksiğimiz var demektir. Ya amaçlarımızı ya da
faaliyetlerimizi gözden geçirmemiz gerekir.
Bir sonraki aşama kendimizi izlemek. Fikir vermeye yetecek bir süre, diyelim
ki iki hafta boyunca günlük faaliyetlerimizi ve bunlara ayırdığımız süreleri
not etmek. Dakikası dakikasına değil elbet, çeyrek saatlik aralıklar yeterli. Bu
işin en kolay ve etkin yolu ise bir Excel tablosu oluşturmak ve kayıtlarımızı
işlemek.
Hedefleri tutturmak
Amaçlarımız doğrultusunda hangi faaliyetlere ne kadar zaman ayırdığımızı
böylelikle ortaya koyduktan sonra mevcut durumdan olması gerekene geçiş yapabiliriz
artık. Yani zaman dağılımından hedef zaman dağılımına. Bunun için amaçlarımızla
faaliyetlerimiz arasındaki çoğu zaman kayıp halkayı tamamlamamız, zaman
cinsinden tanımlanmış hedeflerimizi belirlememiz gerekiyor.
Söz konusu hedefleri ikiye ayırabiliriz: Zaman odaklı hedefler ve hedef
odaklı zamanlamalar. Zaman odaklı hedefler, bir faaliyeti önceden belirlenmiş
bir sürede tamamlamaya yöneliktir. Örneğin dönem ödevini üç haftada hazırlayıp
teslim etmeye. Hedef odaklı zamanlamalar ise önce amaçlarımız doğrultusunda bir
hedef seçmeyi, sonra da bu hedefe yeterli vakti ayırmayı içerir. Bir dersten
yüksek not almak için okumalara ve tekrarlara haftada dört saat ayırmak gibi.
Bu hedefleri bir araya getirince de hedef zaman dağılımını elde ederiz.
Hedef zaman dağılımını ilk seferde doğru tutturmak neredeyse imkansızdır. Dolayısıyla
kendimizi gözlemlemeye devam etmemiz, hedef ve gerçekleşen zaman dağılımımızı
düzenli olarak karşılaştırmamız gerekir. Belirli bir süre, örneğin bir ay
boyunca hedef zaman dağılımında gerçekleşeni dikkate alarak ufak değişiklikler
yapmanın bir sakıncası yoktur. Ancak bir noktadan sonra süreleri sabitlemek,
ancak amaçlarımız ve hedeflerimiz değiştikçe gözden geçirmek gerekir.
Böylelikle performansımızı ölçmemiz ve iyileştirmemiz mümkün hale gelir.
Zaman yönetimi başlaması biraz zor, ancak uygulaması keyifli, sonuçları ise
son derece verimli bir sistemdir. Ve kesinlikle tekrar tekrar sabahlamaktan
daha iyidir.
Evren GÜLDOĞAN
Yorumlar
Yorum Gönder